Se trata de serie de entradas que me hace especial ilusión hacer —con el debido permiso, que no siempre es posible— y , en esta ocasión, es una oficina, como os comentaba.
Con Caso de éxito me refiero al resultado final conseguido con el servicio de organización de algún cliente, y del cual obtengo el permiso para publicar el proceso de organización.
Las reorganizaciones de espacios terminan con un Testimonio que colgamos en la web, y allá finaliza todo, sin embargo me gustaría ceder un lugar especial a todo aquel que lo permita para resaltar “su” antes y después, el empeño, esfuerzo e ilusión que ha puesto en el proceso y finalmente compartir con todos el resultado.
Diy oficina: La motivación para reorganizar
Hace cosa de un par de meses me contactó una chica para que la ayudara con la organización de su despacho. Mujer, emprendedora de éxito, sentía que no estaba del todo cómoda en su oficina y que se merecía una reorganización para ganar en comodidad, sentirse más a gusto, y ser aún más productiva. Me dijo que tenía muy claro que necesitaba ayuda porque llevaba tiempo dándole vueltas y no acavaba de encontrar los sistemas adecuados, y lo mejor de todo es que sabía que se merecía convertir su oficina en un lugar de trabajo inspirador, puesto que pasaba muchas horas allí.
La necesidad de reorganizar una oficina no siempre viene de la mano de situaciones improductivas o de fracasos. Esa es una creencia errónea. Podemos permitirnos mejorar, nos lo merecemos. ¿por qué no?
Así pues, la situación inicial era de una necesidad de mejora a nivel de condiciones de trabajo, ergonomía y creación de sistemas personalizados de almacenaje.
El Antes
Tras un primer contacto y valoración de necesidades, vimos que el “Plan de organización oficina DIY” podría ser ideal para ella por varios motivos: tenía poco tiempo libre, una gran disposición para colaborar y nivel de auto crítica y poco volumen de materiales.
Evalué todas sus premisas y su lista de deseos y diseñé el Plan inicial de Organización
El durante
Otro de los mitos o falsas creencias es que la fase del proceso de reorganización es siempre un calvario…Si la situación inicial no es de una acumulación excesiva, sino que solo refleja una inexistencia de sistemas en la oficina o de que éstos son inadecuados, no tiene por qué ser ni dolorosa ni larga, todo lo contrario! es un proceso que te llena de energía porque vas viendo, literalmente, cómo generas cambios, y los cambios en una situación de desagrado, son fantásticos! 🙂
El proceso tiene que estar planificado al detalle para garantizarnos ser eficientes, pero al mismo tiempo ha de contar con elementos flexibles para poder hacer los cambios pertinentes y adecuarse a las necesidades del cliente, tanto funcionales, como estéticos. También conviene visualizar el proyecto, tener una idea de cómo va a quedar la oficina, no solo porque el chute de motivación es bestial, sino porque muchas veces podemos ver cómo una idea con la que a veces nos obsesionamos, no es factible a la práctica.
Nada puede quedar al azar, todos los detalles se han de especificar para intentar cometer los mínimos errores, que se traducen en pérdidas de tiempo o de dinero.
El después
El después ha de poder mantener todo lo que sí funcionaba anteriormente y añadir al espacio toda la lista de deseos, filtrando siempre su conveniencia.
Conclusión
A pesar de todo, lo más importante de una buena reorganización de sistemas no son las fotos del después. Tampoco cuan “foto-génico” resulte el espacio o estéticamente a la moda. Un espacio de trabajo ha de ser, en primer lugar funcional y adaptarse a nosotros mismos, no nosotros a él, de lo contrario estaremos cometiendo uno de los mayores errores de la organización, motivo generalizado para no conseguir que el orden y la organización se mantenga en el tiempo, que es intentar adaptarse a sistemas que no están ajustados a mis necesidades en particular.
Por cierto, si aún no te has descargado mi Guía Gratuita “4 Estilos Organizativos”, puedes descargarla aquí mismo. En ella te doy trucos y consejos para conocer tu estilo organizativo y tener las claves para saber en qué fallas y por qué y cuáles son los sistemas que más te encajan a ti y a los que te rodean.
Espero que te haya gustado este primer caso de éxito publicado de la serie! Puedes leer su testimonio en este link
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