Tu oficina en casa. Acampar en el mejor lugar.

Tu oficina en casa. Acampar en el mejor lugar.

Hola a todos. Los que me seguís por las redes sociales, ya sabreis que el «MINICURSO INICIA O MEJORA TU PEQUEÑO NEGOCIO COMO EMPRENDEDOR DESDE CASA EN 9 PASOS» va a cumplir ya 3 años y lo estoy pre-jubilando 🙂

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He pensado que sería buena idea que hasta el momento en que lo sustituya por algún otro recurso que crea que os pueda interesar, ir reciclando sus contenidos en el blog. En esta ocasión, os comparto la Parte nº1 del Curso titulada «Tu oficina en casa. Acampar en el mejor lugar.» que es una de las mejores entregas de todas.

Organizadora Profesional Carol García

¿Por qué acampar en el mejor lugar? Porque un negocio basado en tu hogar normalmente empieza de un modo muy discreto, a veces a modo de hobby, así que el espacio asignado es en ocasiones una solución improvisada o un “de momento me instalo aquí”. Hay quien está en una esquina del comedor, en un rinconcito de la cocina con un cajón reservado para el material…Pero cuando tu negocio empieza a crecer, se convierte en un inconveniente el hecho de tener que ir a otra habitación para tener que archivar algo. Y antes de que te des cuenta,  tu casa estará desordenada y llena de montañas de papeles por el suelo esperando a ser archivados la próxima vez que te levantes de tu escritorio…

Te parecerá que tener que desplazarte hasta el armario cada vez que necesites algo es una pérdida de tiempo, así que el material de oficina acabará encima de tu escritorio de manera permanente.

Cuando todo esto pasa, necesitas reconsiderar la ubicación de tu oficina dentro de tu casa, porque sí, todo eso te hace perder mucho tiempo, pero lo peor de todo es que el desorden físico que te rodea, te produce desorden mental, y viceversa. Ambos se retroalimentan.

¿Qué es el desorden mental?

Es esa vocecilla dentro de tu cabeza que se alimenta del desorden físico que existe, provocado por la desorganización en tu casa, y que te intenta convencer para procrastinar, ponerte excusas, mentir o culpar a otro en lugar de a nosotros mismos. No desaparecerá hasta que te organices y acabes con el desorden físico. Por ejemplo, puedes encontrarte pensando:

  • “No encuentro las llaves del coche, llegaré tarde a la cita con mi cliente y quedaré fatal. Culparé al tráfico y diré que he hecho caravana”
  • “Necesito contestar un e-mail. Hace tres días que espera mi respuesta…oh, lo haré mas tarde. Ahora no me apetece ponerme, tengo el escritorio lleno de papeles de otro proyecto…”
  • “Se me ha olvidado llevar a mi hijo al partido de futbol, lo dijeron pero no me lo apunté en la agenda, no sé ni dónde la tengo… Diré que tenía que ir al médico”
  • “Hace dos días que le encargué el trabajo a mi asistente virtual, y aún no me ha contestado…uff, se supone que me tiene que contestar enseguida… ¡estoy muy descontento/a con su trabajo!”

Primero vamos a solucionar el desorden físico, ya que al ser algo tangible, resulta más fácil de atacar en primer lugar. Aquí tienes unos cuantos consejos para empezar:

Elige un espacio sólo para ti

En la medida que sea posible, intenta reservar una habitación entera con el único propósito de desarrollar tu negocio.

  • Esto sería lo ideal ya que te permitiría tener todas las cosas relacionadas con tu negocio en un mismo lugar.
  • También es muy conveniente porque te mantiene aislado/a del resto de la casa y te facilita el enfoque

 

Espacios pequeños:

Muchos de nosotros no disponemos de una habitación libre para crear una oficina separada en nuestro hogar o una especie de estudio dedicado solo para nuestro negocio. Si sois como yo,  que he trabajado desde el comedor, o incluso desde la habitación de matrimonio, es importante crear un espacio de manera inteligente y funcional. Si no dispones de demasiado espacio para un gran escritorio, entonces tendrás que invertir tiempo en planear la mejor manera de utilizar el espacio del que dispones para sacarle el máximo partido.

Necesitas diferenciar de manera clara tu casa de tu negocio, de tal forma que cuando entres en tu oficina cambies tu cabeza o tu rol de “estoy en casa” o “soy madre o padre” y rápidamente, como si entraras en trance, cambies a “estoy en el trabajo”. Hay muchas otras maneras de provocar este cambio de manera instantánea, pero la mejor es esta: crear tu espacio con el propósito de exclusividad. Sólo para trabajo. Solo cosas relacionadas con el trabajo.  Cuando no es fácil diferenciar entre lo que es “tu oficina” del lugar en dónde vives, es imposible que te concentres.

Así pues, te advierto que trabajar desde la mesa del comedor o desde un lugar improvisado resultará muy inefectivo e inconveniente a largo plazo, ya que será difícil que consigas hacer cualquier cosa que requiera concentración en medio de la actividad familiar. A parte, será agobiante el hecho de tener que quitar todos tus bártulos a la hora de comer o cuando venga un invitado a casa, no solo porque te costará mantener los papeles en orden, sino porque te darás cuenta del tiempo que pierdes para volver a retomar el hilo de tus pensamientos. Por no mencionar el riesgo de perder por el camino detalles importantes o vencimientos.

Ocúltalo a la vista

Con un poco de imaginación, las oficinas en casa que no estén en una habitación exclusiva para ello, pueden ser ocultadas de manera efectiva. Échale un vistazo a mi tablero de Pínterest en el cual he hecho una selección de las mejores oficinas en casa en espacios reducidos. Hay ideas realmente creativas para optimizar el espacio!.  De hecho, uno de los proyectos que realizamos en el anterior piso en el que estuvimos viviendo mi familia y yo, fue la creación de un pequeño espacio de trabajo en mi habitación de matrimonio, desde la cual trabajaré solo en horario de tardes. Si te interesa ver cómo lo personalicé en detalle, sigue atento a las Newsletter que irás recibiendo con las actualizaciones en mi blog, pero te adelanto que es lo que se ve en la foto de mi e-book descargable desde plataformas como Amazon Kindle ;):

Organizadora Profesional Carol García

Si tienes un armario empotrado que no usas demasiado, por ejemplo en una habitación de invitados, lo puedes convertir en una mini-oficina simplemente añadiendo una cajonera a cada extremo y un sobre de escritorio encima. Y en el caso de que tengas invitados esa noche, cierras las puertas del armario, y la oficina literalmente desaparecerá,. Puedes instalar encima unas estanterías para guardar tu material de oficina, archivadores, libretas…Si tienes suerte y el armario tiene luz, acuérdate de añadir un alargo para poder enchufar el ordenador, la impresora, cargadores, y una lámpara por ejemplo.

Otra alternativa puede ser un simple armario, o un escritorio que separes del resto de la habitación mediante un biombo, una estantería, cortina o cualquier otra opción que se te ocurra.

“Que no te pille el toro”

Lo mejor es que ubiques tu oficina lo más lejos posible de la zona más transitada de tu casa, sobre todo si tienes niños. De esta forma, los ruidos constantes de la actividad normal de la casa o de tu familia, no te distraerá, y aún mejor, no se oirán si mantienes una conversación telefónica con un cliente, lo cual resultaría muy poco profesional. Como ya hemos comentado, lo ideal sería una habitación vacía separada, un distribuidor que quede aislado de las habitaciones, la planta de arriba si vives es una casa unifamiliar, o incluso un trastero o un garaje, o una terraza que puedas cerrar, si tu comunidad de vecinos te lo permite.

De hecho, un sótano o un trastero puede ser la solución ideal si dispones de buena iluminación y unas condiciones de trabajo confortables. Lo principal es escoger un lugar donde sepas que vas a querer estar.

En el piso en el que vivíamos hace poco, tenía la suerte de tener un trastero, dos plantas más abajo de mi piso, el cual he personalicé para que no fuera un problema ir a trabajar cada día —en horario de mañanas.

Aunque parezca extraño, he visto oficinas perfectamente decoradas y arregladas prácticamente sin usar, porque están demasiado aisladas, son frías o tienen algún inconveniente, y al final el propietario acaba trabajando en cualquier otro sitio. Es muy importante diferenciar entre decorar y organizar. Una oficina decorada “de revista” con los muebles más caros, puede que no esté organizada para que tú te sientas a gusto para trabajar.

Considera la conveniencia

Por ejemplo, si tu negocio implica el almacenaje de cajas grandes, muestras, materia prima, o cualquier otro material que tengas que estar constantemente transportando dentro y fuera de tu oficina, piensa si es conveniente que te instales en el piso de arriba teniendo que subir escaleras cargado/a todo el rato. Lo mismo para un piso de abajo, en el caso de que no tengas ascensor. No importa lo mucho que te encante la idea de trabajar en ese rinconcito que te has arreglado tan chulo, si tienes que subir y bajar escaleras de caracol, con peso cada dos por tres. Después de unas semanas, lo más probable es que decidas que es un agobio, y te sentirás fatal por haber perdido tiempo y/o dinero en crear tu oficina, y lo peor, por no querer usarla…

Una vez más, te remito a mi e-book en el cual entro en materia y aconsejo productos y sistemas para organizar materiales y proyectos concretos. Puedes echarle un vistazo a las primeras 100 páginas gratis desde Amazon!

Protege tu privacidad

Si necesitas recibir visitas en tu oficina, elige una ubicación cerca de la entrada para mantener cierto grado de privacidad y profesionalidad. Tus visitas no han de evaluar tus gustos de decoración cuando entran en tu casa. Si han de quedarse por unas horas piensa en preparar un espacio a modo de recibidor, el cual mantengas libre de objetos personales.

Elimina distracciones

  • Diseña tu horario de trabajo para que los proyectos que requieran mayor concentración las efectúes cuando haya menos actividad en la casa.

  • Considera el hecho de poner un cartel de “no molestar”, durante las horas en las que estés trabajando para recordarle a los miembros de tu familia que no te interrumpan, a menos que sea importante.

  • Si tienes niños, que haya siempre alguien que los vigile y se encargue de resolver los pequeños conflictos que surgen a menudo.

  • No combines el trabajo con tareas de la casa. Si te concentras en un proyecto, será una completa distracción si cada hora oyes el sonido de la lavadora o la secadora que acaba. Perderás la concentración. Probablemente te levantarás a recoger la ropa, porque “es un momentito”, pero luego tardarás en recuperar el hilo de tus pensamientos. Hazme caso, sé de qué hablo.

  • Al contrario de lo que mucha gente piensa, no todo el ruido de fondo ayuda a concentrarse, así que cuidado con la tele o la radio de fondo.

Haz que te guste y te inspire

Tu oficina debe ser un lugar agradable, en un entorno confortable con espacio adecuado, luz y ventilación. Ha de ser un lugar en el que entres y te sientas inspirado, eficiente y productivo.

No te sientas tentado/a a reutilizar piezas de muebles del resto de la casa. Si no cumplen los requisitos que necesitas, no te sentirás a gusto trabajando porque será un espacio diseñado de manera deficiente. No tienes por qué reutilizar nada, te mereces algo a medida, lo cual no implica siempre un gasto exagerado —puede ser suficiente una mano de pintura para igualar colores, cambiar de sitio unas baldas de una estantería, decorar con un papel bonito…

Simplemente mímate y piensa qué necesitas. Sí que te lo mereces.

El hecho de tener un espacio de trabajo profesional y de calidad es muy importante para que disfrutes trabajando, y así produzcas unos resultados de calidad y profesionales.

Elementos esenciales

En función de los tipos de trabajo que vayas a desempeñar, vas a necesitar distintos materiales. Necesitarás hacer una pequeña descripción de tus “roles”, y de los materiales de trabajo y almacenaje que van ligados a cada uno de ellos, para que tu espacio sea al 100% efectivo.

Pero para empezar, te enumero lo que se considera como esencial o básico en una oficina. Después, poco a poco, puedes ir personalizando tu espacio:

  1. Escritorio con cajones.

    Está claro que necesitamos un escritorio o mesa aunque sea un simple tablero donde colocar tu ordenador o portátil, tus documentos y empezar a ser productivo. Si el escritorio tiene cajones te proporcionará un extra de almacenaje al alcance de tu mano, además de ayudarte a ocultar cables, en el caso de que te moleste que estén a la vista. Si no dispone de cajones los puedes añadir comprándolos a parte. Ten en cuenta la altura para poder encajarlos debajo. Si el escritorio tiene trasera también es ideal para ocultar los cables.

  2. Una silla cómoda.

    Podrías empezar con una silla cualquiera de las que tienes por casa, pero considera el hecho de que si no estás cómodo/a trabajando, tendrás que hacer más pausas, con la consiguiente pérdida de tiempo, y cuando te vuelvas a sentar, hacer el esfuerzo para volver a retomar el hilo, lo cual no es demasiado productivo. Si eliges una silla con ruedas, te aconsejo un protector para el suelo, tanto si tienes moqueta como suelo de madera, para facilitar que se deslice cómodamente así como para proteger de las marcas de las ruedas la superficie.

  3. Luz apropiada.

    Si tienes la suerte de disponer de luz natural, y la distribución del espacio te lo permite, intenta colocar tu escritorio enfrente de la ventana para poder aprovechar al máximo la luz y así evitar los reflejos que se producen cuando la luz proviene desde atrás o de manera lateral. Aún así, hazte con una buena lámpara y colócale una bombilla de luz fría, que es lo más parecido a la luz natural.

  4. Materiales de oficina. Lo más básico sería:
    • Papel y tu bolígrafo preferido.
    • Una libreta para reunir todas las notas que realices en un mismo sitio,
    • Carpetas de proyectos tipo “manila” para organizar dentro los proyectos en los que estés trabajando —y no se acumulen en montones encima de tu escritorio.

    • Post-it. Son realmente imprescindibles ya que sirven tanto para etiquetar carpetas como de puntos de libro, y hasta para crearte un muro de lluvia de ideas.

  5. “Mail Center”.

    Es un lugar en el que procesas tu flujo de papeles —trato este tema en profundidad en la segunda entrega del MiniCurso. Yo tengo uno exclusivo para los documentos de la familia en mi cocina. Es indispensable crear un sistema para procesar los papeles para que no se vayan acumulando y te provoquen agobio y estrés solo de verlos. Puede ser un sistema horizontal, encima de tu escritorio o vertical en la pared. Simplemente ha de tener prevista la entrada, procesamiento y salida de documentos.

  6. Sistema de archivo.

    Aunque seas una persona “digital” y trates al máximo de deshacerte de los papeles, siempre hay algún documento escrito que hemos de almacenar. En función del volumen de papeles y del tipo de trabajo, tendremos que disponer de un archivo para nuestras carpetas manilas, ya sea en carpetas con separadores, archivadores definitivos o carpetas colgantes, así como archivadores de anillas para aquéllos documentos de acceso más usual.

  7. Estanterías.

    No solo sirven para almacenar libros, son ideales en tu oficina en casa para guardar el papel para la impresora, tu material de oficina, para colocar tu “mail center”, tus archivadores de anillas….

“Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio”.

La clave para evitar que tu oficina no se desordene es que cada cosa tenga un único lugar donde guardarla. Si guardas la grapadora unas veces en un cajón, otras al lado del teclado, lo más probable es que cuando más la necesites no esté ni en un sitio ni en el otro.

No escatimes en  espacio

A ser posible, escoge un espacio lo suficientemente grande como para poder crear áreas separadas para las diferentes funciones que efectúes —p.e. trabajo con el ordenador, llamadas de teléfono, y archivo. Necesitarás espacio para guardar todo el material relacionado con esa misma actividad, cerca y de manera conveniente. Unos ejemplos serían:

  • Coloca una libreta y un bolígrafo cerca del teléfono para que cuando alguien te llame y tengas que anotar algo, no le hagas esperar abriendo cajones.

  • Guarda un recambio de tinta de la impresora, y un paquete de folios cerca de la impresora, no al otro lado de la habitación en el armario de material—ahí van 2 ó 3 más para no tener que salir corriendo a la tienda.

  • Si has de hacer tareas de clasificar documentos para posteriormente archivarlos, equipa tu oficina con una mesa lo suficientemente grande para poder realizar estas tareas.

  • Si necesitas hacer lecturas de documentos muy extensos, incluye un sillón de lectura y una buena iluminación. El escritorio debería utilizarse para realizar el trabajo considerado más “activo”, en posición sentado erguido. Si intentas hacer largas lecturas lo encontrarás incómodo.

Ergonomía

Sí, es verdad, tan solo el nombre ya aburre! pero son unos consejos geniales que buscan nuestra comodidad.

Ya hemos comentado que un espacio de trabajo adecuado va mucho más allá de lo estético. Ya se trate de una oficina en casa, de un despacho en una empresa, o incluso de tu propia cocina, es importante un diseño ergonómico siempre para reducir el riesgo de heridas o fatiga. Se trata sencillamente de adecuar tu espacio de trabajo, la ubicación de los materiales y tu propia posición y tus movimientos, para evitar cansancio, fatiga, estrés mental o incluso accidentes. Sí, un alargo que cruza la habitación de lado a lado, puede causar un accidente, por ejemplo, si pasamos caminando y se nos engancha el pie.

Hay infinidad de normas ISO con recomendaciones, pero si lo analizamos, no es más que aplicar el sentido común y pensar:

 ¿qué es lo que mejor me funciona?

¿Cómo podría conseguir hacer mucho más trabajo, reduciendo mis movimientos y al mismo tiempo cansándome menos? —incrementar productividad.

Se trata de tomar consciencia de tu día a día y de cada cosa que haces, ¿cómo lo haces? ¿Por qué lo haces así? ¿podrías cambiar algo para que fuese mejor? Por ejemplo, si siempre que escribes en el teclado te duelen los hombros al cabo de un rato, quizás tienes poco espacio en la mesa y no apoyas todo el antebrazo.  Conviene que de vez en cuando hagamos este “ejercicio” de toma de consciencia en el que conectes de una forma distinta con lo que estás haciendo. Es como verlo desde otra dimensión.

Así y todo hay una serie de recomendaciones a las que es difícil de llegar a la conclusión o, como mucho, el proceso de ensayo-error nos puede suponer un gasto excesivo en tiempo y en dinero. Puedes revisarlas en el siguiente enlace del INSTITUTO NACIONAL DE SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO dependiente del MINISTERIO DE EMPLEO Y SEGUIDAD SOCIAL del Gobierno de España  .

Así que os enumero unas cuantas que se me ocurren que son las más importantes, dentro del ámbito del trabajo en oficinas, que es el nuestro:

  • Coloca todo el equipamiento de forma estratégica sobre el escritorio para promover el buen flujo de trabajo y la facilidad de uso. Ten en cuenta si escribes con la derecha o la izquierda y que los movimientos que tengas que hacer para escribir o mover el ratón sean los mínimos. Tus hombros deben estar libres de movimiento, sin forzarlos.

  • Intenta que el tamaño del ratón encaje en tu mano con comodidad y que tu muñeca no descanse sobre bordes afilados. Existen en el mercado esterillas para el ratón que incluyen una almohadilla para proteger las muñecas.

  • Asegúrate de que el monitor está a una altura de manera que el borde superior de la pantalla te quede a nivel de tus ojos o un poco más abajo. Así se supone que tus ojos no están forzados a mirar ni un poco más arriba ni un poco más abajo.

  • La silla:
    • Si eres de los que les gusta con apoyo para los brazos como a mí, asegúrate de que no te va a entorpecer a la hora de abrir cajones o si tienes el teclado en una bandeja extraíble. Todo lo que suponga movimientos extras puede afectar a tu musculatura a lo largo del día.

    • Los bordes superiores e inferiores del respaldo deben ser cómodos. Evita los bordes agudos.

    • El respaldo debe cubrir tu zona lumbar se debe inclinar hasta 15 grados. No debe ser demasiado ancho y restringir la movilidad de los brazos.

    • Cuando estés en posición vertical o con un poco de inclinación hacia adelante, el respaldo debe dar apoyo a la toda la espina dorsal y debe ser amortiguado.

    • La altura del asiento debe ser ajustable y permitir una altura de 2 cm debajo de la corva

    • El asiento debe ser un poco más ancho que la cadera y no debe ser de un material que haga que te deslices con según qué tejido. Además debe quedar un espacio libre de aproximadamente 10 cm entre las piernas y el borde del asiento, para evitar pellizcar los nervios.

  • Sería ideal poder deslizar la silla hacia atrás, aunque se aconseja que no tengan ruedas. Deja espacio entre el escritorio para mover las piernas, de 60 a 70 cm profundidad.

  • La diferencia entre las alturas del asiento y del escritorio debe ser ajustable. La altura conveniente para un escritorio es entre 67 y 75cm. Pero una vez más, sentido común. Cada uno tiene sus propias dimensiones. Lo ideal es que el escritorio te quede a la altura de los codos para no forzar tu musculatura.

Conclusión

Uno de los grandes beneficios de trabajar desde casa es que tienes la posibilidad de tomar decisiones sobre dónde y cómo establecer tu oficina. No tienes por qué hacer lo que otro cree que deberías hacer. Las dos ideas más importantes con las que has de quedarte son:

  1. Separa tu casa de tu negocio

  2. Tu oficina ha de ayudarte a que trabajes de manera más efectiva. Después de todo, si la vas a usar solo tú, ha de estar hecha a tu medida.

Ahora:

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Carol

 

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