Visualiza, Planifica y Ejecuta

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Esta semana ya llegamos a la entrega número 7 del Minicurso: Visualiza, Planifica y Ejecuta, una rutina de actuación esencial en la vida del «Juan Palomo Laboral».

enfoqueCuando eres el propietario/a de un pequeño negocio, y trabajas tu solo/a, la cantidad de trabajo que hay que hacer diariamente es mucho y puede que no sepas ni por dónde empezar.

Es lo mismo que deben de sentir los escritores cuando se tienen que enfrentar a una página en blanco.

Lo que consigas hacer durante tu jornada de trabajo es responsabilidad tuya, y si no dispones de un plan, no conseguirás hacer mucho.

Por norma general, lo más difícil es lo que hay que hacer lo primero, porque una vez que hayas empezado y acabado, crearás el impulso y ya podrás continuar con la inercia de ese primer esfuerzo. Afortunadamente, hay maneras muy fáciles de estructurar tu jornada laboral.

Usa una agenda o un calendario.

La única manera de enfrentarte con el desafío de cómo emplear tus horas al día es usando algún tipo de planificador o un calendario.

Yo uso ambos, una agenda  y un calendario, ya que planificar y programar son en realidad dos funciones diferentes que no deberían mezclarse.

Lo primero que deberías anotar serían todos aquellos compromisos con plazos específicos, es decir, aquellos que has de llevar a cabo un día concreto y a una hora determinada, tanto personales como de negocios —función de calendario— y a continuación, completar el tiempo que te quede libre con la lista de tareas pendientes que tengas —la función de planificador.

La primera pregunta que me hacen mis clientes cuando entramos en el tema de planificadores y calendarios es

«¿papel o electrónico?»

Ambos tienen ventajas y desventajas.

Mi opinión personal es que la versión electrónica ofrece muchas comodidades, así que si eres un poco como yo, que me encanta tener las cosas escritas en papel y las agendas encuadernadas de todo tipo, realmente te recomiendo probar el método digital, antes de decidir que no es para ti.

Para mí, la combinación perfecta de herramientas de negocio es un Smartphone con un planificador/calendario, lista de contactos, listas de tareas, y la función de navegación, así como otras características útiles, disponibles a tu alcance.

En cuanto al tema de la organización de las «tareas pendientes» en los espacios vacíos alrededor de los compromisos con plazos específicos, es mucho más fácil de hacer por ejemplo, en un simple Excel, que en papel.

Trabaja con listas de tareas.

Crearte listas de tareas y usarlas con eficacia es el secreto del éxito.

A lo largo del día, se nos van ocurriendo, de forma espontánea, cosas que hacer —ideas, recados, revisar un proyecto, comprar algo, hablar con alguien…— y si no te las apuntas enseguida, puede que te olvides…

Así que, ya que no podemos confiar demasiado en nuestra memoria, porque ya tenemos suficientes cosas en la cabeza para mantenerla ocupada, es mejor ir anotando todo lo que se nos ocurra en una lista.

Puede ser una tablet, tu Smartphone o un pequeño bloc de notas. Cualquier cosa que puedas llevar contigo todo el tiempo, que te permita anotar lo que necesites y rápido, antes de que se te olvide.

Sea cual sea el tipo de lista que desees usar, lo que deberías hacer, es usar una única lista/libreta/dispositivo para anotarlo todo, tanto ideas como tareas, todo lo que se te vaya ocurriendo.

No te permitas desarrollar el hábito de anotar las cosas en papelitos aquí y allá.

He visto a muchas personas realmente agobiadas porque han empezado diez libretitas y anotan en la primera página que encuentran libre. Al final, están todas usadas, con listados de todo tipo, esquemas, etc.…El resultado es que no sabes dónde ir a buscar cuál es la acción siguiente, porque no tienes un orden visual donde poder revisar, por un lado lo que ya has hecho, y por otro, lo que tienes pendiente de terminar.

Esto solo lo  consiguirás con listas de tareas pendientes, ordenadas y debidamente tachadas.

Quizás te pueda interesar dividir tu lista de tareas pendientes en categorías, pero es importante que la tengas en el mismo sitio. De esta manera, sabrás exactamente dónde buscar qué deberías hacer cuando estés en el supermercado, de camino a una reunión, en tu tiempo para hacer llamadas telefónicas, o cuando simplemente te “sobre” algo de tiempo en algún momento del día.

Para hacer las cosas aún más fáciles, éste único lugar donde deberías tener todas las listas debería ser el mismo en el que tienes tu planificador o tu calendario. De esta forma, podrás transferir rápidamente una tarea de una de sus listas directamente a tu planificador cuando veas que hay espacio en tu horario.

Programa tus tareas.

Las listas de tareas pendientes son pues una gran forma de capturar todas aquellas cosas que necesitamos hacer. Pero cuidado, porque a simple vista, pueden ser engañosas, ya que una tarea anotada que ocupe una sola línea escrita, puede suponer dos minutos (una llamada telefónica) o dos horas (un presupuesto).

Cuando añadas un elemento a la lista de tareas pendientes, es importante que hagas una estimación de cuánto tiempo tardarás en hacerlo. Escríbelo al lado de la tarea y eso te ayudará a programar cuándo hacer esa tarea mucho mejor. Si consigues hacer un cálculo bastante aproximado del tiempo que vas a tardar, podrías incluso programarlo en tu calendario, ya que será bastante probable que te dé tiempo de hacerlo.

Aún así, lo ideal sería que revisaras tu planificador y tu calendario semanalmente.

La idea sería distribuir inicialmente las tareas durante la semana, de manera que te permita cumplir con todo lo que necesitas hacer.

Si te das cuenta de que un día determinado has programado demasiado trabajo en relación al tiempo del que realmente dispones para hacerlo, entonces puedes priorizar, renegociar, o reprogramar.

Asegúrate de que los proyectos más largos avanzan, dividiéndolos en pequeñas tareas, las cuales has de anotar en tu planificador. Eso te permitirá completarlos a tiempo.

Programa tareas específicas en momentos específicos

Si bien las listas de tareas pendientes son útiles para recordarte lo que tienes que hacer, no son en absoluto útiles para HACER las cosas.

Si  no decides EXACTAMENTE cuándo vas a hacer una tarea, lo más probable es que permanezca anotada en la lista, a la espera de que encuentres un momento libre para hacerlo. Puesto que eso rara vez sucede, el resultado es  una lista de tareas que crece cada día  más y más. ¿Te suena?

¡Si usas tu planificador, conseguirás hacer todas esas tareas!

Este es uno de los tres proyectos que más desarrollo en mis paquetes de servicios.

Cuando me llaman clientes y aclaramos cuáles son sus necesidades exactas, normalmente,  junto con la organización física de su oficina, éste es uno de los proyectos que ponemos en marcha antes.

Sin duda, es “un antes y un después”, pero no solo a nivel de negocio, sino también como persona.

Se trata de la conocidísima “Gestión del Tiempo”. Este es uno de esos términos, más o menos ambiguos, que pueden generar bastante respeto cuando no sabes el “cómo” exactamente. Por eso, yo ayudo a mis clientes a crear el mismo planificador que he creado para mí, paso a paso, sin excesivos tecnicismos, con el método que me ayudó a conquistar el reloj.

Un planificador te ayuda a construir tus días de trabajo de forma casi automática. El día se estructura en torno a tareas que necesitan ser completadas en una fecha y un horario específico. Es decir:

  • primero se anotan los compromisos en fechas concretas que, en principio, son inamovibles (reuniones, citas al médico, con clientes…)
  • lo siguiente es empezar a añadir tareas de tu lista de tareas pendientes, en función de las fechas de vencimiento (es decir, por prioridad). Al haber tomado nota de cuánto tiempo tardarás en realizar las tareas, podrás encajarlas en tu horario en los bloques de tiempo disponibles o libres, al igual que si fueran citas y/o plazos específicos.

Esta técnica es una valiosa herramienta de gestión del tiempo porque logra dos cosas importantes.

  • Te proporciona un “sistema de prevención de alertas” que te avisa cuando has programado demasiadas cosas en un solo día.
  • Elimina la pregunta: «¿Qué tengo que hacer hoy?» Ya que el planificador programa casi automáticamente tu día.

Crea bloques de tiempo

¿Recuerdas cuando ibas al colegio que el horario estaba dividido en bloques correspondientes a asignaturas?

Pues este es el gran secreto de las personas que están realmente organizadas: Hacen lo mismo con su jornada de trabajo, ¡y con su vida en general! .

Y tú también lo deberías hacer.

El día a día es tan estresante que normalmente no tienes tiempo para sentarte y desarrollar un proyecto largo que te lleve varias horas, así que lo mejor es que lo dividas en bloques de tareas más pequeñas.

Si asignas ciertos períodos de tiempo durante el día para los diferentes tipos de tareas que necesitas hacer, podrás avanzar en todos ellos, te lo aseguro.

Esto es mucho más práctico que dedicarte exclusivamente a un proyecto largo, y descuidar todos los demás. Acuérdate de programar un descanso entre tareas, como si estuvieras cambiando de clase.

Puedes caminar un poco, hacer una tabla de ejercicios de diez a quince minutos, o llamar a alguien, por ejemplo. Y luego, vuelves a empezar,  renovado/a para abordar el siguiente tipo de trabajo.

La tarea vinculada a esta serie será pues, la de crear tu propio “HORARIO DE TRABAJO”.

Si aún no lo has hecho, descárgate la hoja de trabajo aquí y empieza a diseñarlo (es la misma que utilizo con mis clientes para empezar a trabajar).

Si te sientes más cómodo/a con la versión digital, créate una plantilla de calendario semanal en una hoja de cálculo y empieza a colocar primero las tareas que haces que son más rutinarias, las que haces siempre a las mismas horas. Divide los días en periodos de trabajo de una hora o más cada uno y ajusta tu semana de manera que encuentres bloques de tiempo “reservados” para cada tipo de tarea que necesitas hacer. (Equivaldría a las asignaturas).

Por supuesto, habrá momentos en los que te encuentres con un “cuello de botella” en los que será más importante estar al 100% terminando un solo proyecto de alta prioridad, que estar al 50% con otros de baja prioridad.

Si se presenta el caso, haz una excepción y reasigna los otros trabajos para otros días.

Lo primero es lo primero

Deberías ponerte a trabajar con los proyectos más importantes a primera hora de la mañana.

Céntrate y no permitas que te despiste y te desvíe de tus objetivos el hecho de revisar los correos electrónicos o los mensajes de voz.

No los mires a primera hora, nunca, porque seguro que encontrarás algo que hará que tengas que cambiar todo lo que habías planificado, y en consecuencia, el tiempo planeado para desarrollar un proyecto importante lo habrás dedicado a “apagar un fuego” que, probablemente, podía esperar un par de horas hasta que acabes las dos o tres cosas que has considerado que eran las más importante que debías hacer por la mañana.

Si surge una emergencia REAL, puedes estar seguro/a de que alguien te llamará por teléfono en vez de enviarle un e-mail. Y si no es así, quizás deberías revisar tus procedimientos.

El hecho de estructurar tu día de trabajo, te aportará sensación de control y te mantendrá productivo.

Ya hemos visto como, sin un plan, es fácil agobiarte haciendo tareas que no son realmente importantes y perder el día sin haber conseguido completar prácticamente nada.

No debemos confundir  actividad y productividad, puedes estar todo el santo día sin parar, y no haberte acercado en absoluto a tus objetivos.

Deja que tus citas programadas y tu lista de tareas creen tu jornada laboral de manera natural, para asegurarte de que conseguirás hacer lo que realmente necesitas.

Disfruta, comenta y comparte,

Carol

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