Cómo organizar tus documentos

Cómo organizar tus documentos

Como organizar tus documentos

Una de las categorías más temidas a la hora de organizar tu hogar es sin duda la de los temidos papeles, es decir cómo organizar y archivar tus documentos.

¡Es increíble la cantidad de papel que un pequeño negocio puede generar! ¡Y de todo tipo! Pedidos, facturas, catálogos, correspondencia, artículos, tarjetas de visita…seguro que se te ocurren más.

Incluso teniendo en cuenta que muchas de las cosas las puedes almacenar en formato electrónico, el papel aún es importante, y si no lo tienes organizado, puede apoderarse de tu oficina.

Si hay desorden por todas partes, no encontrarás lo que necesitas y volverás a sentir frustración. Los montones de papeles evitan que puedas pensar con claridad, priorizar, o mantener la concentración.

Para la mayor parte de personas que trabajan desde casa, el desorden en la oficina produce mayor frustración que en el armario, ya que una camiseta fuera de lugar, no es lo mismo que un documento.

No, señoras y señores.

Un documento, o tan solo un recorte de periódico, suele ser el recuerdo dolososo de grandes proyectos pendientes o tareas tediosas que aún no has realizado. Los documentos desordenados, te recordarán siempre que tienes algo más que hacer, pero de una forma dolorosa.

Además, una de las cosas más frustrantes es buscar un papel, que sabes que está por algún lugar, pero no aparece. Normalmente, consecuencia de la ofuscada búsqueda, acaba todo aún más desordenado, y el papel no estaba donde se suponía que tenía que estar.

Si no encuentras una blusa, te pones otra y ya está, pero si no encuentras el pasaporte, el avión se va sin ti. ¿Cierto o no?

Para que esto no te suceda, intentaré darte unas cuantas sugerencias para mantener los papeles bajo control:

No atesores papeles

Organizadora Profesional Carol García

  • No imprimas lo que puedas almacenar en formato digital o que puedas recuperar online. Incluso valora la posibilidad de escanear documentos para no tener que procesar, categorizar y archivar absolutamente todo lo que recibes.

  • Si estás suscrito a publicaciones, valora si sigues interesado en recibirlas o si prefieres seguir dicha publicación en formato online.

  • Si recibes publicidad en el buzón a tu nombre, haz que te borren de sus listas.

  • Deshazte de todo lo innecesario. No guardes sistemáticamente todo lo que llega a tus manos.

 

Los estudios revelan constantemente que la regla del 80/20 es cierta: EL 80% DE LOS PAPELES QUE GUARDAMOS SOLO LOS REVISAMOS UNA VEZ. Es decir, los archivamos y los olvidamos —una completa pérdida de tiempo y de espacio, por cierto. La manera más fácil de controlar el papel es reciclar todo lo que puedas, tan pronto como puedas. Cuanto mayor exceso de papel tengas en tu oficina, más dificultad tendrás para encontrar los pocos documentos que realmente necesites.

Implementa un Sistema de proceso de documentos

Tan pronto como llegue a tu mesa un papel, necesitas tomar una decisión sobre él. La buena noticia es que hay un número limitado de cosas que puedes hacer con él.

  1. Descartarlo
  2. Delegarlo a otra persona
  3. Hacerlo tú en ese momento
  4. Aplazar la acción para más tarde.
  5. Archivarlo

 

Tienes mucho más detallado este proceso en mi libro «Organízate con Estilo» de Amat Editorial. Puedes encontrarlo en las librerías habituales, así como en Amazon, o dedicado por mi en el siguiente link:

Organizate con estilo
Organizate con estilo

 

No mezcles los negocios con lo personal

Con el fin de simplificarte las cosas, no mezcles los documentos de tu negocio con los papeles relacionados con tu casa o tu familia. No tendría mucho sentido estar buscando el expediente de un cliente— con él al teléfono—entre factura de reparación de la televisión o el seguro del piso.

Aún tiene menos sentido si lo valoras desde el punto de vista contable. Seguro que tienes suficiente trabajo ya como para tener que prestar atención en si se trata de una factura de teléfono de empresa o de la familia.

Así pues, guarda los ficheros personales y los de tu negocio en archivadores separados.

 

Clona tus sistemas de archivo

Este es uno de los proyectos que más implemento con mis clientes y sin duda el que produce mayores beneficios en su productividad, les libera de estrés, y aumenta su sensación de control.

 

Se trata de crear las mismas categorías y títulos en tu sistema de archivos físico y en los archivos de tu ordenador. Te resultará muchísimo más fácil localizar lo que estás buscando, ya que los sitios donde puedes buscar son limitados. Es decir, si lo que buscas no está en papel físico y tampoco en tu ordenador, es que sencillamente no lo tienes.  No hay nada más agobiante que perder un montón de tiempo buscando por todos sitios algo que no aparece porque, ¡es que tú no lo tienes!

Y por si no consiguieras crearlo por tí sol@, échale un vistazo a mi Curso 100% online:

Curso de Creación de Sistema de Archivo Digital De Documentos De Negocio

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Archiva más rápido

En función del criterio con el que normalmente necesites recuperar documentos, valora la posibilidad de archivar por nombre o por meses. Como norma general, es mejor archivar por fechas que por nombre, es mucho más fácil. A la mayoría de nosotros nos han enseñado a archivar las facturas por proveedor; las del teléfono juntas, las del hosting juntas, pero es muchísimo más fácil y rápido el proceso de archivo por mes, es decir, todo Enero junto, luego Febrero, etc…A la hora de encontrar un documento en particular, puede ser más difícil si no dispones del dato de la temporalidad, y quizás tengas que revisar un par de archivos diferentes, pero la realidad es que no es habitual que necesitemos facturas pasadas, por lo que el tiempo de archivo que te ahorras compensa con creces el tiempo que puede ser que pases buscando en el archivo.

 

Mantén los proyectos en los que estés trabajando a la vista, en posición vertical.

 

organizadora profesional carol garcia En lo referente a los proyectos en los que estés trabajando, utiliza sistemas de almacenamiento vertical en tu escritorio, y evita apilarlos en bandejas horizontales. Cuando recopiles información relacionada con ese proyecto, agrupa todos aquellos papeles que estén relacionados en una carpeta, etiquétala, y colócala en ese lugar de manera vertical en espera a que puedas dedicarte a ese proyecto.

Los organizadores verticales son ideales para mantener tus proyectos recogidos del escritorio cuando estás trabajando con otra cosa, ya que al mismo tiempo los tienes a la vista y accesibles. Al contrario, con los sistemas de almacenamiento horizontal de bandejas, una vez que añades algo, corres el riesgo de olvidar lo que hay debajo.

Independientemente del sistema que elijas que vaya más con tu estilo organizacional, vertical u horizontal, no almacenes todos los proyectos en los que estás trabajando por encima de todo el escritorio, aunque estén ordenados. El escritorio ha de mantenerse despejado. Los montones de dosieres y expedientes desperdigados solo nos recordarán que tenemos trabajo inacabado y resultará tan desmoralizante que te hará sentirte sin fuerzas y no te enfocarás en lo que es realmente importante.

Puedes encontrar productos recomendados en mi libro, «Organízate con Estilo», o bien consultando los links directos de la página del libro: www.organizateconestilo.com

 

Triunfa con un archivo por vencimiento

Este es sin duda otro de los proyectos sencillos de implementar y que producen grandes cambios. En realidad es un sistema antiguo con el que yo he trabajado en diversas ocasiones para organizar papeles que requieren una acción concreta, un día en concreto.  Por ejemplo, ¿dónde y cómo puedes guardar pedidos aplazados para clientes? Hay veces que debido al procedimiento de producción, necesitas imprimir un pedido y guardarlo varios días, pero sobretodo, acordarte de continuar con el proceso un día en concreto. Si no tienes un sistema donde guardarlos, estos documentos acabarán una vez más en forma de montoncitos encima de tu escritorio, o en un cajón, y eso es una garantía de desorden y múltiples errores en tu negocio, que al fin y al cabo, no es más que pérdida de dinero en tu negocio.

Este sistema funciona perfectamente también para control de eventos familiares; para guardar invitaciones, papeles con los que has de acudir a una cita al médico, una lista de lo que necesitas preparar para la excursión del día X…

Un archivo por vencimientos viene a ser una manera de “enviarte notitas a ti mismo/a al futuro”. De esa manera, puedes estar tranquilo/a que ese día llevarás a cabo lo que sea necesario. Por supuesto, ya habrás podido deducir que necesitas consultarlo TODOS LOS DÍAS. Si no, no funcionará…

 

Cómo funciona:

Cómo archivar documentos y organizar tus papeles Es un archivo, ya sea de carpetas colgantes, de acordeón, caja o de anillas —este último es mejor si no tienes un gran volumen de papel— que ha de contener carpetas numeradas del 1 al 31, correspondientes a los días del mes, y luego 12 carpetas más etiquetadas con los nombres de los meses del año (Enero a Diciembre).

Cuando te llega un papel que requiere una acción durante el mes corriente, lo colocas en el número de día que corresponda, y si es para otro mes, en la carpeta del que corresponda. Al final de cada mes, saca los papeles de la carpeta del mes siguiente y distribúyelos en el día que corresponda. IMPORTANTE: Ten en cuenta si la acción requerida ha de comenzar un día antes o dos a su vencimiento, ya que esa será la fecha clave. Por ejemplo, si has de enviar un pedido a Galicia, y se tarda dos días, coloca el pedido dos o tres días antes del vencimiento o día de entrega al cliente, que será cuando tengas que iniciar tú las acciones. También convendría combinar todo esto con tu planificador o calendario, para tender al error 0%.

 

 

La ayuda, cerca.

 

El manual de instrucciones de cada equipo tendrías que mantenerlo cerca de cada uno de ellos. Porque cuando algo se avería o no sabes cómo hacer un procedimiento parece que siempre es en el momento más inoportuno, y necesitas encontrar el manual YA, y no buscar en una estantería entre docenas ordenados por marca para ver cuál de ellos es, perdiendo el tiempo y la concentración.

La idea es que guardes las instrucciones de las cosas cerca de donde las usas, o cerca de donde normalmente te gusta consultarlas.

 

Mantén a raya las tarjetas de negocios.

Cómo archivar documentos y organizar tus papeles La mayoría de los empresarios almacenan cantidades de tarjetas de negocios que aparecen esparcidas por cualquier lugar, por encima del escritorio, en cajones, en cajas en un intento de organización, y en cualquier otro rincón de la oficina.

 

Pero ¿por qué las guardamos? porque queremos hacer negocio con posibles clientes, para generar riqueza en nuestro negocio. Así que, organízalas. Recicla todas aquéllas que ni te suenen, y con el resto intenta generar categorías que tengan sentido para ti. Hay infinidad de sistemas para organizarlas, desde archivadores de plástico específicos, archivos rotativos, carteras o cajitas en modo Diy. A tu elección, ha de ser un sistema con el que te sientas a gusto a la hora de guardar y de recuperar información. Ha de ser “a tu estilo”.

Hay quien se siente más a gusto escaneándolas y creando un sistema digital de gestión de contactos. Ya hay varias aplicaciones para Smartphone que te permiten hacerlo.

 

Con todos estos consejos, espero que cada vez que entres en tu impecable oficina, te sientas lleno/a de energía para trabajar.

Ahora me gustaría que me comentaras qué es lo que más agobio te produce relacionado con el papeleo en tu negocio, ¿es el archivo de expedientes, de facturas, los proyectos…?. Envíame un twitt con el hashtag #NOPAPELEO y compártelo con todos, seguro que no eres el único/a.

Si eres de los/las que les gusta contribuir con algunas ideas, no dudes en contactar conmigo a mi e-mail carol@organizarmeconestilo.com

 

Disfruta, comenta y comparte,

 

Carol

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